ActiveCampaign automatisering; houd het simpel

Hoe complexer hoe beter? Nee zelfs niet voor een procesmanager als ik. Juist de eenvoud maakt het simpel en overzichtelijk. Waarom dan van die hele onoverzichtelijke automatiseringen? Van die gedrochten waar je na maanden zelf ook niets meer van snapt. KISS (Keep It Simple, Stupid) is hier mijn advies.
Activecampaign automatiseren houd het simpel

Eenvoud is het devies

Ik heb ondertussen al heel veel automatiseringen gezien. Wat mij is opgevallen is dat veel automatiseringen erg ingewikkeld zijn. Ja natuurlijk heb ik er ook een paar die eigenlijk wel wat eenvoudiger kunnen, maar die zijn zo gegroeid.

Think first, act later

Daar zit ook gelijk het ‘probleem’. Je begint aan een automatisering te bouwen zonder eigenlijk precies te weten waar het moet eindigen. Of je hebt al een automatisering en plakt er nog een stukje aan vast. En zo gaat het ook in de praktijk.

Probleem hiermee is dat als je later wat aanpassingen wilt doen het heel erg fout kan lopen. Zo was er laatst een klant waar heel veel contacten in de automatisering zaten, die een aanpassing deed, helaas een fout maakten en alle contacten uit de automatisering waren. Dan kun je die contacten niet meer terugkrijgen op de plek waar ze zaten.

Er is wel het bekende klokje, Activecampaign versiebeheerwaarmee je naar je laatste versie terug kan, maar daarmee heb je niet de verwijderde contacten mee terug op de juiste plek. Een volledige restore van het account was de oplossing, maar dat is wel een hele drastische oplossing.

Hoe dan wel?

‘Hoe moet ik een automatisering opzetten?’ is een vaak gestelde vraag.
De eerste vraag die ik stel is veelal; ‘Heb je al een ontwerp gemaakt?’. Waarom? is de reactie ik die ik dan terug krijg.

Mijn stelregel is: Niet ontwerpen tijdens het bouwen en niet bouwen zonder ontwerp. (en met bouwen bedoel ik hier het maken van een automatisering). En dat is niet voor niets.
Onderstaand hanteer ik een aantal regels die ingewikkelde automatisering kunnen voorkomen;

  • Eerst ontwerpen, pak een flip-over vel en ga ontwerpen. Wat wil je bereiken met deze automatisering, hoe start deze en hoe eindigt de automatisering. Moet er onderweg nog gefilterd worden (als dit, dan dat). Doe een brainstorm met jezelf over het doel en schrijf alles op.
  • Maak op basis van je braindump, een schets hoe de automatisering er in grote lijnen uit komt te zien. Begin niet gelijk met alle details en uitzonderingen, dat komt later.
  • Als je meer dan één filter wilt gaan toepassen, dus een “als dan” conditie, dan doe je er meestal verstandig aan om meerdere automatiseringen te maken. Dat noem ik vaak één of meerdere hulpautomatiseringen. Je kunt namelijk altijd een andere automatisering aanroepen middels Activecampaign start automatisering (start automatische serie) en daar bewerkingen laten plaats vinden en dan weer terugkeren naar de hoofd automatisering.
  • Nadat je het ontwerp heb gemaakt, start je met het maken van de automatisering.
  • Houd je aan het ontwerp. Ik zie heel vaak dat er begonnen wordt met het ontwerp en dat er dan opeens een idee ontstaat en dat wordt dan verwerkt in de automatisering. Let wel, ik zeg niet dat dat niet juist is, maar als dat gebeurt, ga dan terug naar de tekentafel. Een kleine aanpassing in het begin van het bouwen kan leiden tot een complexe afwijking.
  • Test je automatisering ALTIJD met een eigen e-mailadres. Hoe klein de automatisering ook is, hoe simpel deze ook is, altijd testen. Heel veel kleine foutjes worden er door het testen uitgehaald.
  • Start met een kleine groep contacten, als dat mogelijk is, kijk hoe het loopt en zet dan de kraan maar vol open.

Dat duurt wel erg lang zeg! Ja dat klopt. Besef je wel dat het jouw onderneming is. Alles wat je automatiseert wil je wel goed hebben gedaan. Heel veel contacten zul je nooit persoonlijk ontmoeten, maar wel via deze weg. Zorg er dan wel voor dat het net zo is als een face-to-face ontmoeting.

En nu visueel, zo dus niet!
Dit soort automatiseringen zie ik veelvuldig. Het probleem hier is dat op het moment dat je het maakt je het nog snapt. Maar als je hier maanden later naar kijkt wordt het lastig.

Deze automatisering bestaat eigenlijk uit drie delen, en die delen kun je ook opknippen om weer overzicht te creëren.
Er zitten eigenlijk 3 automatiseringen in 1 automatisering. Een gedeelte over “deals” een deel over een tag toevoegen en bij gedeelte over website bezoek.
Al deze stappen kunnen ook in afzonderlijke automatiseringen om het overzicht te bewaren.

Bijvoorbeeld door een aparte te maken voor het websitebezoek;

En de volgende om de tag toe te voegen;

En als laatste om het CRM gedeelte te sturen

Nu heb je drie kleine automatiseringen, meer hanteerbaar en overzichtelijker, die samenwerken om hetzelfde doel te bereiken.
En, niet geheel onbelangrijk, waar ik deze tip mee begon, aanpassen van een bestaande automatisering is nu veel eenvoudiger geworden omdat er overzicht is, zonder de kans te lopen om de rest van het proces te verstoren.

Samenvattend

Zorg dus eerst dat je weet wat het doel is van je automatisering, dan ontwerp je de automatisering en dan pas bouw je de automatisering in blokken. Modulair bouwen noemen we dat.

Middels de ‘label’ functie in het overzicht van de automatiseringen kun je de automatiseringen een label (naam) geven zodat je weet wat bij elkaar hoort.

Ik ben benieuwd hoe jouw proces van het maken van een automatisering eruit ziet. Laat het onderstaand weten.

Delen mag altijd, gebruik dan een van de buttons hieronder.

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email

1
Reageer op dit artikel

avatar
1 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
1 Comment authors
Michaela Recent comment authors
  Subscribe  
nieuwste oudste meest gestemd
Abonneren op
Michaela
Gast

Goede tip Jan, begin met ontwerpen en niet bouwen en ontwerpen tegelijk. Je hebt het vaker gezegd en toch lees ik het weer als een nieuwe tip. Het is mijn enthousiasme die zo’n tip dan even vergeet. Goede reminder. Zeker met het oog op een nieuw te maken funnel mag ik echt eerst naar de tekentafel. In het verleden andersom gedaan en kwam ik er niet meer uit.

Dank voor deze reminder met voorbeeld. Die houd ik erbij.

Laatste artikelen

ActiveCampaign en nieuwe functies

Soms loop je zomaar tegen een geweldig functie aan. Een mooie verrassing van ActiveCampaign. Een waarschuwing ontvangen dat je op het punt staat een andere automatisering op te starten door het toevoegen van een tag. Dit soort simpele dingen maakt het leven in ActiveCampaign land nog beter.

Lees verder »

ActiveCampaign automatisering; houd het simpel

Hoe complexer hoe beter? Nee zelfs niet voor een procesmanager als ik. Juist de eenvoud maakt het simpel en overzichtelijk. Waarom dan van die hele onoverzichtelijke automatiseringen? Van die gedrochten waar je na maanden zelf ook niets meer van snapt.
KISS (Keep It Simple, Stupid) is hier mijn advies.

Lees verder »

Rapportages binnen ActiveCampaign

Hoe presteert een e-mail die je hebt verzonden in een automatisering en/of campagne.
Kijk je er wel eens naar? In deze tip laat ik je de mogelijkheden zien van rapportages. In het kader van Meten is Weten.

Lees verder »

Volg op Facebook

Schrijf je onderstaand in voor de wekelijkse ActiveCampaign Maandag Tip